Hướng dẫn quy trình soạn thảo hợp đồng kinh doanh thương mại

1. Quy trình soạn thảo hợp đồng kinh doanh thương mại

Hợp đồng dù được soạn thảo bằng văn bản hay chỉ là những thỏa thuận bằng lời, đều đóng vai trò là “hòn đá tảng” cho các hoạt động đầu tư và phần lớn các hoạt động kinh doanh khác của công ty. Mỗi hợp đồng sẽ là cơ sở tạo thành các yếu tố liên quan, từ đó thiết lập các quan hệ kinh doanh giữa các đối tác như nhân lực, khách hàng, nhà thầu, chi phí, quyền lợi và trách nhiệm… Tuy nhiên, trên thực tế, các bên thường ít để công sức cho việc soạn thảo hợp đồng mà thông thường, mượn tạm một số mẫu hợp đồng có sẵn, biên soạn lại cho phù hợp với đối tượng của giao dịch mà mình muốn giao dịch.

Cách làm này có lợi thế nhất định khi các bản hợp đồng có sẵn sẽ cho phép quá trình soạn thảo hợp đồng chính thức sau này được dễ dàng và nhanh chóng hơn. Những điều khoản cơ bản của hợp đồng ít nhiều cũng được đề cập trong bản hợp đồng sẵn có đó.

Tuy nhiên, việc sử dụng mẫu sẵn có của các hợp đồng cũng gặp nhiều khó khăn nhất định khi các chủ thể hợp đồng đều có những yêu cầu và mong muốn khác nhau trong từng loại hợp đồng, các rủi ro cũng có thể nảy sinh tuỳ theo từng đối tượng và phương thức giao dịch. Các mẫu hợp đồng sẽ không thể tiên liệu hết những rủi ro này. Do đó, giải pháp tối ưu nhất dù có hay không sự tham khảo mẫu sẵn thì người soạn thảo luôn phải đặt mình vào vị trí của người soạn thảo hợp đồng từ đầu. Một cách thông thường nhất, quy trình soạn thảo luôn được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Xác định yêu cầu của khách hàng

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất của việc soạn thảo. Xác định được đúng và chính xác yêu cầu của khách hàng thì khi soạn thảo hợp đồng mới thoả mãn được mong muốn của khách hàng.

Yêu cầu của khách hàng thường được thể hiện qua mong muốn của họ về đối tượng hợp đồng mà họ muốn nhận được. Thông qua mong muốn đó, người soạn thảo mới xác định được bản chất của quan hệ hợp đồng, từ đó phác thảo được dự thảo hợp đồng.

Khi xác định yêu cầu của khách hàng, luật sư cần phải cẩn trọng để làm rõ từng yêu cầu. Không phải mọi trường hợp khách hàng đều có thể hiểu biết pháp luật, vì thế, luật sư cần phải có thông điệp để truyền tải các câu cầu của khách hàng sang yêu cầu pháp lý. Khi cần thiết nếu yêu cầu chưa rõ thì phải trao đổi lại với khách hàng để làm rõ những yêu cầu này. Nếu yêu cầu của khách hàng trái pháp luật thì phải phân tích để khách hàng hiểu rõ yêu cầu của khách hàng không được pháp luật bảo vệ.

Khi cần thiết, để làm rõ yêu cầu của khách hàng khi soạn thảo hợp đồng, người soạn thảo hợp đồng cần yêu cầu khách hàng cung cấp thêm các thông tin, tài liệu chứng minh liên quan đến các nội dung hợp đồng để có thể soạn thảo như những thông tin về các bên giao kết, đối tượng hợp đồng, yêu cầu về chất lượng sản phẩm, giá cả, phương thức thanh toán… Nếu có vấn đề nghi vấn, chưa rõ ràng thì đề nghị khách hàng giải thích thêm, cần thiết có thể phải đi xác minh.

Bước 2: Xác định quy phạm pháp luật điều chỉnh

Trên cơ sở yêu cầu của khách hàng, luật sư sẽ xác định được bản chất quan hệ pháp luật, từ đó sẽ xác định được các văn bản pháp luật điều chỉnh quan hệ hợp đồng. Từ các quy định này, luật sư sẽ hình dung được những điều khoản cơ bản, những nội dung cơ bản cần thiết phải có trong bản hợp đồng.

Đối với một hợp đồng có thể có rất nhiều văn bản pháp luật cùng điều chỉnh. Để có thể xác định đúng văn bản pháp luật điều chỉnh, luật sư cần nắm vững nguyên tắc áp dụng pháp luật, xác định đúng đối tượng và phạm vì áp dụng của từng văn bản cho từng quan hệ hợp đồng

Bước 3: Soạn thảo dự thảo hợp đồng

Dựa vào yêu cầu của khách hàng và quy định pháp luật điều chỉnh, người soạn thảo phác thảo Dự thảo hợp đồng.

Bước 4: Hoàn thiện hợp đồng

Sau khi soạn thảo Dự thảo hợp đồng, người soạn thảo cần phải gửi lại soạn thảo này cho khách hàng để khách hàng kiểm tra lại nội dung bản Dự thảo Hợp đồng xem có đáp ứng được với yêu cầu mong muốn của mình không. Trong trường cần thiết phải có sự sửa đổi bổ sung thì khách hàng sẽ trao lại để người soạn thảo chỉnh sửa, hoàn thiện lại hợp đồng.

2. Cơ cấu hợp đồng kinh doanh thương mại

Có nhiều cách chia khác nhau song về cơ bản, cơ cấu một bản hợp đồng gồm 3 phần: phần mở đầu,  phần nội dung và phần ký kết. Tùy từng loại hợp đồng và sở thích của các chủ thể tham gia giao kết mà phạm vi trong từng phần này có thể thay đổi khác nhau.

(i) Phần mở đầu thường có các nội dung như Quốc hiệu, Số và ký hiệu hợp đồng, Tên gọi hợp đồng, Bối cảnh hợp đồng. Thời gian và địa điểm giao kết hợp đồng, Thông tin về chủ thể giao kết hợp đồng

(ii) Phần nội dung hợp đồng là phần quan trọng nhất của hợp đồng. Nội dung của phần này dài hay ngắn, số lượng điều khoản trong phần này nhiều hay ít hoàn toàn phụ thuộc vào loại hợp đồng và ý thức chủ quan của người tham gia giao kết. Pháp luật Việt nam cơ bản đều có những quy định về những nội dung chủ yếu của từng loại hợp đồng khác nhau. Trên cơ sở những nội dung chủ yếu này, hợp đồng được soạn thảo cụ thể thêm. Song tựu trung lại, phần nội dung hợp đồng được chia thành các nhóm các điều khoản sau đây:

– Nhóm các điều khoản liên quan đến đối tượng hợp đồng. Chẳng hạn đối với hợp đồng mua bán hàng hóa thì thông thường sẽ phải có những điều khoản liên quan đến việc định vị đối tượng mua bán như số lượng, khối lượng, đặc điểm nguồn gốc xuất xứ, chất lượng, điều kiện giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng. Đối với hợp đồng dịch vụ thì thông thường sẽ là những điều khoản liên quan đến công việc, thời gian hoàn thành công việc, tiêu chí xác định chất lượng công việc, sản phẩm dịch vụ, …

– Nhóm các điều khoản liên quan đến giá hợp đồng như giá hợp cách tính giá hợp đồng, phương thức thanh toán, hình thức thanh toán;

– Nhóm các điều khoản liên quan đến quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng. Tùy thuộc vào từng loại hợp đồng mà Pháp luật Việt Nam cũng đã có những quy định cụ thể liên quan đến quyền và nghĩa vụ của các bên trong từng loại hợp đồng.

– Nhóm các điều khoản liên quan đến bảo đảm thực hiện hợp đồng;

– Nhóm các điều khoản liên quan đến việc giải quyết tranh chấp;

– Nhóm các điều khoản liên quan đến hiệu lực của hợp đồng.

Tổng quát nhất, có thể mô tả cơ cấu hợp đồng thông qua bảng mô tả sau đây :

Xem thêm :

• Những chú ý khi soạn thảo hợp đồng kinh doanh thương mại
• Cách thức soạn thảo một số điều khoản thông dụng trong hợp đồng

Nhấn vào đây để quay về chuyên trang luật sư tư vấn doanh nghiệp hoặc liên hệ luật sư tư vấn doanh nghiệp : 0904 902 429   0913 597 479