Những chú ý khi soạn thảo hợp đồng kinh doanh thương mại

1. Ngôn ngữ, ngôn từ sử dụng

Hợp đồng chính là sự thể hiện lại ý chí thống nhất của các bên tham gia xác lập quan hệ giao dịch pháp lý. Do đó, yêu cầu đầu tiên đặt ra cho việc soạn thảo hợp đồng là từng câu chữ, ngôn từ sử dụng trong hợp đồng phải đảm bảo sự chính xác, cụ thể rõ ràng, đầy đủ ý nghĩa.

Chính xác có nghĩa là ý nghĩa của những từ sử dụng trong hợp đồng phải thể hiện đúng ý chí của các bên ký kết, như thế, đòi hỏi người lập hợp đồng phải có vốn từ vựng trong lĩnh vực kinh tế phong phú, sâu sắc mới có thể xây dựng được những bản hợp đồng chặt chẽ về từ ngữ, không gây ra những nhầm lẫn đáng tiếc, phí tổn nhiều tiền bạc và công sức nhất là những hợp đồng có thỏa thuận về chất lượng của hàng hóa và chất lượng công việc dịch vụ, phẩm chất quy cách hàng hóa phải hết sức thận trọng khi chọn và sử dụng thuật ngữ.

Cụ thể có nghĩa là khi thỏa thuận về điều khoản nào các chủ thể ký kết hợp đồng phải chọn những số liệu, những ngôn từ chỉ đích danh ý định, mục tiêu hoặc nội dung mà họ đang bàn đến nhằm đạt được, tránh dùng từ ngữ chung chung, đây cũng là những thủ thuật để trốn tránh trách nhiệm trong quá trình thực hiện hợp đồng của những người thiếu thiện chí.

Đơn nghĩa có nghĩa là tránh dùng những từ có thể hiểu theo đa nghĩa. Nếu không có sự lựa chọn chặt chẽ, thể hiện đúng mục đích của chủ thể để nghi ký hợp đồng, tránh trường hợp tạo khe hở cho kẻ xấu tham gia hợp đồng lợi dụng gây thiệt hại cho đối tác hoặc trốn tránh trách nhiệm khi có hành vi vi phạm.

Để đáp ứng các yêu cầu trên, khi soạn thảo hợp đồng cần phải chú ý:

– Chỉ được sử dụng những từ thông dụng, phổ biến trong hợp đồng tránh dùng các từ địa phương hoặc tiếng lóng, không được dùng chữ thừa vô ích, không tùy tiện dùng chữ (v.v…) hoặc dấu (…). Việc dùng các chữ “v.v..” hay dấu “…” là nhằm liệt kê hàng loạt tạo điều kiện cho người đọc hiểu một cách trừu tượng rằng còn rất nhiều nội dung tương tự không cần thiết phải viết ra hết hoặc không có khả năng liệt kê toàn bộ ra hết. Điều này trong hợp đồng là không thể chấp nhận vì nó cũng trái với nguyên tắc chính xác, cụ thể của văn bản hợp đồng và có thể bị lợi dụng làm sai đi những nội dung thỏa thuận của hợp đồng.

– Câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn và đủ ý: cách hành văn trong hợp đồng phải rõ ràng, ngắn gọn nhưng phải chứa đựng được những thông tin cần thiết về nội dung mà hai bên cần thỏa thuận trong hợp đồng. Muốn vậy, nên sử dụng câu đơn, hạn chế việc sử dụng các câu phức hợp gây sự khó hiểu cho việc thực hiện của các bên. Các dấu (.), dấu (,) phải chính xác, thể hiện được rõ ý. Ngôn ngữ trong hợp đồng phải được thể hiện bằng tiếng Việt ngoại trừ những trường hợp ngoại lệ sau đây: ngôn ngữ trong hợp đồng chuyển giao công nghệ do các bên thoả thuận; trường hợp cần giao dịch tại Việt Nam thì phải có hợp đồng bằng tiếng Việt. Hợp đồng bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có giá trị như nhau. Hay trường hợp hợp đồng xây dựng có sự tham gia của phía nước ngoài thì ngôn ngữ sử dụng là tiếng Việt và tiếng Anh. Khi hợp đồng xây dựng được ký kết bằng hai ngôn ngữ thì các bên phải thỏa thuận về ngôn ngữ sử dụng trong quá trình giao dịch hơn đồng và thứ tự ưu tiên sử dụng ngôn ngữ để giải quyết tranh chấp hợp đồng xây dựng (nếu có).

– Nhiều hợp đồng bị mắc lỗi kỹ thuật soạn, có thể là cố ý cũng có thể là vô ý, tùy từng hoàn cảnh. Các lỗi kỹ thuật phổ biến là:

+ Ngôn ngữ sử dụng không rõ ràng, trong sáng và nhất quán, sử dụng những câu không rõ nghĩa hoặc gây ra nhiều cách hiểu khác nhau. Ví dụ “Bên mua sẽ thanh toán cho Bên bán sau khi hàng cập cảng.”

+ Sử dụng sai thuật ngữ: ví dụ rất nhiều hợp đồng sử dụng từ “đặt cọc” tương đương với từ “tạm ứng trước”. Hai khái niệm này hoàn toàn khác nhau. Nếu tạm ứng trước mà các bên không có qui định gì thêm và khi không thể giao kết hay thực hiện được hợp đồng thì các bên sẽ hoàn trả lại tiền tạm ứng trước và hòa cả làng…Nhưng nếu là “đặt cọc” thì bên đặt cọc mà có lỗi dẫn đến không giao kết hoặc thực hiện được hợp đồng sẽ mất số tiền đặt cọc hoặc nếu do lỗi của bên nhận đặt cọc thì sẽ bị phạt hai hoặc nhiều lần tiền đặt cọc tùy theo thỏa thuận của các bên.

+ Không tương thích hóa nội dung của hợp đồng chuẩn với luật áp dụng: các bên thường sử dụng mẫu hợp đồng chuẩn quốc tế trong các giao dịch lớn như hợp đồng tổng thầu (EPC), hợp đồng thuê tài chính,…tuy nhiên nhiều khi các bên cho rằng hợp đồng mẫu đã quá chuẩn mực không cần thay đổi gì thêm mà quên đi một kỹ thuật quan trọng đó là chuyển hóa nó thành một hợp đồng có hiệu lực và tương thích với luật áp dụng.

2. Đảm bảo được đúng các thông tin, yêu cầu và phù hợp với quy định của pháp luật

Một trong những nguyên tắc quan trọng khi soạn thảo hợp đồng là phải đảm bảo tuân thủ yêu cầu của các bên. Yêu cầu của các bên thì đa dạng và phong phú, vì thế khi soạn thảo cần phải biết lựa chọn từng yêu cầu của các bên để “truyền tải” vào từng nội dung trong điều khoản của hợp đồng.

Tuy nhiên, không phải yêu cầu nào của khách cũng có thể được pháp luật bảo hộ. Có những yêu cầu hợp pháp và cũng có những yêu cầu trái pháp luật. Vì vậy, trên cơ sở yêu cầu của các bên, đối chiếu với quy định của pháp luật, người soạn thảo hợp đồng cần phải phân tích để lựa chọn yêu cầu chính đáng của khách hàng để soạn thảo trong hợp đồng.

Ngoài ra để đảm bảo hợp đồng không bị vô hiệu, người soạn thảo hợp đồng khi soạn thảo cần phải nắm vững các quy định để xác định điều kiện có hiệu lực của một hợp đồng. Chẳng hạn, nếu hợp đồng liên quan đến bất động sản thì bắt buộc phải qua công chứng, chứng thực. Khi đó người soạn thảo phải tuân thủ thêm những quy định về hình thức và nội dung của một hợp đồng qua Công chứng. Hoặc là nội dung của hợp đồng không được vi phạm điều cấm của pháp luật

3. Phải tiên liệu được những rủi ro có thể phát sinh từ hợp đồng và cho khách hàng

Đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với người soạn thảo hợp đồng. Khi ký hợp đồng, không một bên hợp đồng nào lại mong muốn có những rủi ro có thể xảy ra đối với mình sống trên thực tế, khi thực hiện hợp đồng các rủi ro lại luôn tiềm ẩn và nảy sinh đối với các bên.

Có nhiều loại rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Những rủi ro này có thể phát sinh từ các rủi ro về chủ thể hợp đồng như chủ thể không có thẩm quyền, năng lực giao kết, chất lượng, số lượng hoặc chủng loại đối tượng hợp đồng không thoả mãn yêu cầu và kỳ vọng của chủ thể giao kết; việc thanh toán hợp đồng chậm trễ; sự biến động của thị trường làm ảnh hưởng đến nguồn hàng hay giá cả thanh toán…

Do đó, yêu cầu quan trọng nhất đặt ra đối với người soạn thảo là phải tiên liệu những rủi ro này có thể nảy sinh và thông qua soạn thảo, phải hạn chế được thấp nhất những thiệt hại có thể nảy sinh từ các rủi ro về mặt pháp lý. Đối với từng loại đối tượng hợp đồng khác nhau thì rủi ro pháp lý có thể nảy sinh các vấn đề khác nhau. Vì thế, để tránh những rủi ro có thể phát sinh sau này, người soạn thảo hợp đồng cần phải hiểu về đặc tính của từng loại hợp đồng để từ đó có thể dự liệu những tình huống thường phát sinh tranh chấp trong thực tế, đồng thời phải biết phân tích SWOT và điều tra đối tác (6M) trước khi ký kết hợp đồng.

SWOT : là phân tích những điểm mạnh (Strength), yếu (Weakness), cơ hội (Opportunity) và thách thức (Threats)

6M gồm : vốn (Money), máy móc (Machinary), vật tư (Material), nhân lực (Manpower),thị trường (Markets), quản lý (Management)

Xem thêm :

• Hướng dẫn quy trình soạn thảo hợp đồng kinh doanh thương mại
• Cách thức soạn thảo một số điều khoản thông dụng trong hợp đồng

Nhấn vào đây để quay về chuyên trang luật sư tư vấn doanh nghiệp hoặc liên hệ luật sư tư vấn doanh nghiệp : 0904 902 429   0913 597 479